Hallituksen kokoustiedote 11/2020

HALLITUKSEN KOKOUSTIEDOTE 11/2020        

Aika:        4.11.2020 klo 17.30

Paikka:     Verkkokokous

Läsnä:        Kalevi Lehikoinen, pj

        Annu Brotherus, varapj., jäsen

        Malla Haapanen, jäsen

        Niklas Koppatz, jäsen

        Aura Loikkanen, sihteeri, jäsen

        Anne Runsas, jäsen

        Juha Saukkonen, jäsen

        Mikko Vuorinen, jäsen

        Sari Porkka, hallituksen ulkopuolinen taloudenhoitaja

TALOUSASIAT

Yhdistyksen taloustilanne on hyvä. Kaikkiaan 34 mökin sähkölasku on jäänyt maksamatta tältä syksyltä. Tästä lähetetään muistutus asianosaisille. 

Kaupunki laskuttaa veden arviolaskutuksen perusteella. Vuosi 2018 oli kuiva kesä ja veden kulutus nousi lähes 8000 kuutioon. Syksyllä 2019 olemme unohtaneet ilmoittaa HSY:lle toteutuneen vesimittarilukeman. Tästä johtuen meitä on laskutettu vuoden 2018 kulutukseen perustuvalla arviolaskutuksella vuoden 2019 ja 2020 ajan. Toteutunut kulutus kahdelta vuodelta yhteensä oli n. 7500 m3. HSY hyvittää ylimääräisesti perityn summan n. 11.000 euroa seuraavissa laskuissa. Syyskokouksessa ihmettelyä aiheuttanut vesimaksun suuruus sai siis selityksen.

Hallitus sai tiedoksi käteiskassanhoitaja Ritva Toloselta raportit käteiskassasta, kortin käytöstä kesäkahviloissa ja pesutuvan ja maa-aineskaupan (hiekka ja sepeli) laskutuksista. Korttimaksumahdollisuuden käyttöönoton jälkeen käteisostot ovat vähentyneet n. 12 400:sta (2018) n. 2 900 euroon (2020). Kesäkahviloissa korttimaksujen osuus on vaihdellut 56:sta 80 %:iin. Aiemmin on jo päätetty siirtyä saunalla pelkkään korttimaksuun ja tilastojen perusteella kesäkahviloissa voitaisiin siirtyä samaan käytäntöön. Päätettiin hankkia lisää maksupäätteitä korttimaksujen sujuvoittamiseksi.

Pesutuvan tuotto pieneni edellisvuodesta noin 500 euroa (v. 2020  1470 euroa). Sepelin ja hiekan käyttö lisääntyi 2,5 kertaiseksi. Keskimäärin kuormia (kottikärryllinen) ostettiin 5,2 kuormaa/mökki. Laskutus oli 2710 euroa. Kaikkiaan 79 mökkiä hyödynsi jätelavaa ja laskutus mökkiläisiltä oli 1280 euroa.

Nykyinen käteiskassanhoitaja lopettaa vuoden lopussa. Kiitos Ritva Toloselle ansiokkaasta työstä!Yhdistys tarvitsee uuden vapaaehtoisen. Työmäärää pyritään jatkossa vähentämään merkittävästi mm. korttimaksuihin siirtymisellä, pesutuvan maksun automatisoinnilla ja järkiperäistämällä myös maa-ainesten laskutusta. Kiinnostuneet henkilöt voivat ilmoittautua puheenjohtajalle (pakilanpuheenjohtaja@gmail.com).

JÄSENASIAT 

Kolme mökkiä on vaihtanut omistajaa syys-lokakuussa. Tervetuloa uusille jäsenille ja mökkiläisille!

TOIMIKUNNAT

Rakennustoimikunta on saanut 4 rakennuslupahakemusta, joista kaksi hyväksyttiin sellaisenaan ja kaksi muutoksin. Saunalle on rakennettu uusi puuvarasto talkoilla. Tiedotustoimikunnalla on ensimmäinen vuotta 2021 koskeva kokous marraskuussa. Urheilutoimikunta toivoo yhdistyksen toimijoilta apua ensi kesän SM-pentankkikisojen ruokahuollon järjestämisessä.

PAKILAN PSY:N ARKISTO

Sari Starr ja Pirjo Kaihovaara ovat auttaneet yhdistyksen arkistonmuodostussuunnitelman laatimisessa. Tavoitteena on arkistoida välttämätön, yhdistyksen ja sen toimijoiden oikeusturvan kannalta tarvittava aineisto sekä yhdistyksen historiaa valaiseva aineisto. Nykyinen arkisto on paperinen ja tavoitteena jatkossa on sähköinen arkisto. Yhdistyksen nettisivuilla on kattavasti julkaistu kokous ym. materiaaleja ja sieltä siirto sähköiseen arkistoon on helppoa. Nyt laadittavan arkistonmuodostussuunnitelman tarkoituksena on tehdä arkistoinnista systemaattista, kirjata vastuuhenkilöt kunkin asiakirjan arkistointiin sekä luoda systematiikka (tiedostorakenne ja asiakirjojen nimeäminen), jolla arkistosta helposti löytää tarvitsemansa tiedon.

Ongelmana arkistoinnissa ja yhdistyksen toiminnassa on se, että sähköpostit ja useat dokumentit sijaitsevat yksittäisten henkilöiden omilla tileillä. Riskienhallinnan ja hallituksen työskentelyn tehostamiseksi hallitus päätti siirtyä työskentelyssä G Suite Basic toimisto-ohjelmistopaketin käyttöön, jolloin mm. toimihenkilöiden sähköpostit ja dokumentit ovat yhdistyksen omistuksessa. Kustannus tulee olemaan 25-30 euroa/kk sähköpostiosoitteiden määrästä riippuen.

MUUT ASIAT

Yhdistys haki rahoitusta historiikin tekoon Alfred Kordelinin säätiöltä, mutta rahoitusta ei saatu.

Helsingin siirtolapuutarhayhdistysten aluejärjestön kokouksessa merkittiin tiedoksi Pakilan spy:n saama Helsingin kaupungin kannanotto pienimuotoisen maksullisen palvelutoiminnan järjestämisestä yhdistyksen tiloissa.

Pauli Ojanen on ilmoittanut luopuvansa vesivastaavan tehtävästään. Tilalle etsitään toista henkilöä. Pauli on luvannut huolehtia tehtävään perehdyttämisestä.

Päätettiin aloittaa omaehtoinen rottajahti ja tietojen keruu saalismääristä rottien esiintymisalueiden kartoittamiseksi. 

Ohjeet löytyvät osoitteesta: https://pakila.siirtolapuutarhaliitto.fi/?x118281=2555706

SEURAAVAT KOKOUKSET

Hallituksen seuraavat kokoukset ova 14.1., 13.2. (työseminaari) ja 3.3. Yhdistyksen kevätkokous pidetään 28.3.