Pakilan siirtolapuutarhayhdistys ry, johtokunnan työseminaari ja kokous 2/2015         

Aika:

• Työseminaari: 14.2.2015 klo 9.40 - 11.30
• Johtokunnan kokous: 14.2.2015 klo 12:30 – 15.45

Paikka:  As. Oy Malta, Välimerenkatu 13, takkahuone

Läsnä:      

• Timo Mäkinen, pj
• Lassi Lager, sihteeri
• Jorma Bergholm, jäsen
• Annu Brotherus, jäsen
• Maarit Louekari, jäsen
• Marjo Matala, varajäsen
• Juha Lundell, varajäsen
• Björn Wiemers, varajäsen (johtokunnan kokous)

Poissa:     

• Anne Runsas, jäsen
• Nipa Nieminen, varapj

Työseminaarissa käsiteltyjä asioita

Rakennusasiat

Keskusteltiin viemäröinnin ja mahdollisen uuden huoltorakennuksen eri vaihtoehdoista, joita johtokunnan asettama työryhmä vielä selvittelee. Kevätkokoukselle annetaan tilannekatsaus ja kehittämispäivässä keskustellaan eri vaihtoehdoista. Aikaisintaan syyskokoukseen tuodaan esitykset kustannusarvioineen. Kehittämispäivän ajankohdaksi sovittiin alustavasti 24.6.2015.

Eri tehtävien vastuuhenkilöt

Keskusteltiin eri tehtävien vastuuhenkilöistä:

• Rekisterin pito ja uusien jäsenten vastaanottaminen. Timo Mäkinen.
• Arkistointi Lassi Lager ja Timo Mäkinen
• Avaimet: Heli Ahola päävastuussa. Kerhotalon avaimet on jo vaihdettu uusiin ja WC:n avaimien vaihtaminen on käynnissä. Kevätkokouksessa jaetaan WC:n avaimia vanhaa avainta vastaan.
• Kerhotalon vuokraus: Heli Ahola
• Nettisivujen ylläpito: Lassi Lager. Päivitysoikeuksia (tapahtumakalenteri ja ajankohtaistiedottaminen) jaetaan myös niille toimikunnille, joilla on paljon tiedotettavaa sekä muillekin johtokuntalaisille.
• Talvipäivä. Pauli Ojala (ruoat).
• Lavat: isännät hoitavat tilaukset, johtokunta huolehtii lavoilla päivystämisestä.
• Tarvikemyynnit (multa, sora, taimi- jne).14 Isännät.
• Ilmoitustaulut: Lassi Lager (ja tarvittaessa muita johtokuntalaisia)
• Käteiskassa: Marjo Matala (saunalla on oma kirjanpito)
• Peräkärry: isännät hoitavat vuokrauksen
• WC:n avaimet: avainvastaavat
• Kerhotalon av-laitteet: Lassi Lager päävastuussa, myös eri lohkoissa vastuuhenkilöitä. Kerhotalon vuokrauksen yhteydessä sovitaan jatkossa erikseen av-laitteiden käytöstä.
• Talkoovastuu: isännät
• Kerhotalon remontti (laajennus ja maalaus): työryhmä, jossa mukana kerhotalotoimikunnan vetäjä (Heli Ahola) ja joku isännistä.
• Muut tehtävät: Täydennetään tarvittaessa seuraavissa kokouksissa.

Tieto toimikuntien vetäjistä ja yhdyshenkilöistä julkaistaan mm. kevättiedotteessa ja tietoja päivitetään toimikuntien verkkosivulla.

Keskusteltiin myös johtokunnan työskentelytavoista ja niiden sujuvoittamisesta. Johtokunnan sovitut kokousajat näkyvät jatkossa mm. johtokunnan sivulla.

Tapahtumakalenteri 2015

Laitetaan tietoon tulevat ja sovitut tapahtumat aina mahdollisimman pikaisesti nettisivujen tapahtumakalenteriin, josta poimitaan myös ilmoitustauluille tulostettavat versiot. Sellaisille toimikunnille joilla paljon tapahtumia päivitysoikeudet, ylläpidosta vastaa kotisivujen ylläpitäjä.

Johtokunnan kokouksessa käsitellyt keskeiset asiat

Rakennussuunnitelmat

Sovittiin, että puheenjohtaja antaa rakennussuunnitelmista tilanneselvityksen kevätkokoukselle.

Kevätkokoukseen valmistautuminen

Kevätkokouksessa luovutetaan uusia WC:n avaimia vanhoja avaimia vastaan ja kokousta ennen myydään Suomen siirtolapuutarhaliiton kalentereita (8 € / kpl). Kokouskutsua käsitellään vielä seuraavassa kokouksessa.

Muut asiat

• Patentti- ja rekisterihallituksen palaute sääntömuutokseen. Käsiteltiin Patentti- ja rekisterihallituksen palaute sääntömuutokseen ja hyväksyttiin PRH:n edellyttämät muutokset. Yhdistyksen nimen kirjoitttamista koskevassa pykälässä 13 PRH oli antanut kaksi vaihtoehtoa, joista päädyttiin ensimmäiseen: ”Yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, jompikumpi yhdessä sihteerin tai raha-asioissa taloudenhoitajan kanssa”.  
• Johtokunnan työskentelytavat. Sovittiin johtokunnan työskentelytavoista työseminaarissa käydyn keskustelun pohjalta. Päätettiin, että yksittäiset pöytäkirjan kohdat voidaan myös tarkistaa ja hyväksyä kokouksen aikana. Tämä koskee mm rakentamispäätöksiä, joiden osalta hyväksytyt pöytäkirjanotteet toimitetaan välittömästi tiedoksi. Muilta osin sovitut työskentelytavat kirjattiin työseminaarin muistioon.
• Talvipäivä 1.3.2015. Sovittiin talvipäivän järjestämisestä työseminaarissa käydyn keskustelun pohjalta.
• Tapahtumakalenteri. Kirjattiin yhdistyksen kotisivuilla olevaan tapahtumakalenteriin tiedossa olevat puuttuvat päivämäärät. (Kesäaikaan tapahtumakalenteri on nähtävissä myös ilmoitustaululla.)
• Rakentamisohje. Käytiin läpi rakennusvalvontaviraston lähettämät kommentit rakentamisohjeluonnokseen. Päivitettiin rakentamisohjetta kommenttien  perusteella
• Tyyppipiirustuksien tekemisestä saadut tarjoukset. Merkittiin tiedoksi tyyppipiirustuksen tekemisestä saatu tarjous. Selvitetään vielä, saataisiinko edullisempia tarjouksia.
• Sähkötoimikunta. Päätettiin, että sähkötoimikunta voi jatkaa mittausjärjestelmän kehittämistä. Vuonna 2016 sähköt laskutetaan näillä näkymin mökkiläisiltä vain kerran vuodessa syksyllä. Alueen antenniverkossa on nyt HD-valmius.
• Haketuspaikka. Hakettajaa ei ole enää saatu paikalle ja haketusjätteen poiskuljetus on tullut yhdistykselle kalliiksi. Aluejärjestön toivotaan kilpailuttavan kaikille siirtolapuutarhoille haketusjätteen kuljetus.
• Aloite kevätkokoukselle. Käsiteltiin jäseniltä kevätkokousta varten tullut, rakentamiseen liittyvä aloite. Puheenjohtaja valmistelee kirjeeseen kirjallisen vastauksen, joka käsitellään seuraavassa johtokunnan kokouksessa. Aloitteeseen vastataan kevätkokouksessa.